”Vi sparade in flera miljoner åt vår kund – på att optimera pensionsarbetet”
Palmgren & Bähr är något så ovanligt som en oberoende konsult på pensionsområdet. Efter två decennier i branschen vet grundarna hur mycket tid och pengar som slösas på ineffektiv pensionsadministration. Så här hjälpte de en kund att spara en halv miljon kronor per år – till en kostnad på 300 000 kronor.
Det finns gott om pensionsrådgivare på marknaden idag – men de allra flesta arbetar för branschen, som försäkringsförmedlare eller leverantörer av tekniska lösningar. För arbetsgivare som är ute efter oberoende konsulter för att utvärdera och optimera företagets arbete med pensionerna är det svårare att hitta rätt. Det är skälet till att Joakim Bähr och Helena Palmgren grundade konsultfirman Palmgren & Bähr för snart tre år sedan.
“Nu sitter vi bredvid arbetsgivarna, inte mittemot dem.”
– När jag och Helena arbetade på leverantörssidan fick vi ofta en och samma fråga: ”Vem kan vi vända oss till för att få hjälp med pensionsfrågor utan att man försöker sälja på oss något?” Det blev tydligt att det saknades en sådan aktör. Därför tog vi vår samlade kompetens till den andra sidan bordet. Nu sitter vi bredvid arbetsgivarna, inte mittemot dem, säger Joakim Bähr.
”Finns pengar att spara”
De som kontaktar Palmgren & Bähr är främst arbetsgivare som vill se över, effektivisera och få ut ett större värde av den stora kostnadspost som pensioner innebär. Det kan vara ett tillväxtbolag där man saknar så kallad compben-kompetens, ett stort bolag som behöver en extra resurs eller ett internationellt företag som är ute efter lokal kompetens i Sverige.
“Sanningen är att de flesta företag skulle må bra av att se över hur de arbetar med sina pensioner, för här finns både tid och pengar att spara.”
– Ofta triggas ett samtal till oss av att en HR-funktion går på knäna eller av att medarbetare ställer frågor om pensionerna som är svåra att svara på. Sanningen är dock att de flesta företag skulle må bra av att se över hur de arbetar med sina pensioner, för här finns både tid och pengar att spara. Dessutom gör ett riktigt bra pensionserbjudande företagen till en mer attraktiv arbetsgivare, säger Joakim Bähr.
Pensionsadministration är komplext, särskilt för bolag med många anställda där varje förändring kring medarbetarna påverkar pensionshanteringen. Enligt Joakim Bähr är det vanligt att det smiter in fel i administrationen som leder till att företag betalar in felaktiga pensionsavsättningar. Palmgren & Bähr ser också att inköp relaterade till pensionslösningar sällan håller samma nivå som andra strategiskt viktiga inköp.
– Kunder tror ofta att de har köpt en bra lösning eller att de inte kan förvänta sig mer, men när vi gräver i det så inser de att det finns förbättringspotential. Det är viktigt att påpeka att vi aldrig pekar kunder i en viss riktning mot specifika köp. I stället utbildar vi dem till att bli bättre och tryggare beställare så att de långsiktigt får ut mer av sin pensionsinvestering genom lägre kostnader och bättre erbjudanden, säger Joakim Bähr.
Två förändringar som gjorde skillnad
2022 anlitades Palmgren & Bähr av ett stort bolag med verksamhet och anställda i många länder. Bolaget ville effektivisera sitt arbete med pensionerna på den svenska marknaden, ett arbete som då kostade drygt en miljon kronor per år.
Konsulterna på Palmgren & Bähr började med att göra en nulägesanalys och en gapanalys av hur bolaget arbetade med sina pensioner och pensionserbjudanden. Utmaningar och förbättringsmöjligheter definierades och utifrån dessa fokuserade man sedan på att genomföra två större förändringar:
Optimera administrationen av pensionerna
– När vi genomlyste hur bolaget arbetade med sina pensioner såg vi att många av deras dotterbolag hade helt separata system och processer för arbetet. Genom att ta fram gemensamma processer och system för de olika bolagen kunde vi effektivisera arbetet väldigt vilket sparade många värdefulla arbetstimmar, säger Joakim Bähr.
– På ett liknande sätt skapade vi synergier genom att tydligare koppla samman bolagets pensionsadministration med dess lönehantering. Det fanns många arbetsuppgifter här som kunde automatiseras.Höja kunskapsnivån hos HR-avdelningen
– En annan viktig del av arbetet var att utbilda HR-avdelningen kring viktiga processer inom pensionsadministration, vad som krävs för att göra informerade inköp och hur man bäst kravställer mot leverantörer. Vi gick också igenom skillnaderna mellan kollektivavtalen ITP1, ITP2 och alternativa lösningar för att visa vad de olika alternativen kan ha för effekt för medarbetarnas pensioner, säger Joakim Bähr.
Slående resultat
Uppdraget för det globala bolaget slutfördes på mindre än ett år. För att se vilken effekt Palmgren & Bährs arbete skulle ha under de kommande åren bestämde sig kunden sedan för att göra en ROI-mätning. Resultaten var slående.
“När kunden mätte besparingarna som kunde härledas till vårt arbete såg de att de skulle spara cirka 500 000 kronor per år.”
– När kunden mätte besparingarna som kunde härledas till våra effektiviseringar och tydligare kravställning mot leverantörer såg de att de skulle spara cirka 500 000 kronor per år. De halverade alltså sina kostnader på området och på bara ett par år räknar de med att ha sparat miljoner, säger Joakim Bähr.
Palmgren & Bährs arvode för uppdraget landade på 300 000 kronor, vilket innebar att kunden gick plus redan första året. Som bonus uppmättes också flera mjuka värden för arbetsgivaren samt betydelsefulla värden för medarbetarna. Palmgren & Bähr hade till exempel även utbildat medarbetarna i vägval kopplade till försäkringar och placeringar, och medarbetarna kunde sedan göra mer medvetna val för att säkerställa rätt försäkringsskydd och bidra till en god utveckling på sitt pensionskapital.
– Efter uppdraget kände sig både arbetsgivaren och medarbetarna tryggare med den egna kompetensen inom pensionsfrågor, och det är ett stort värde i sig.
Svart på vitt
Att kunder gör en ROI-mätning efter slutfört uppdrag är inte särskilt vanligt, men det är något som Joakim Bähr uppmuntrar.
– Jag upplever att svenska företag går mycket på magkänsla när det gäller arbetet med pensionerna, medan globala bolag vill mäta effekten av sina satsningar. Det är väldigt bra för oss eftersom vi då kan visa svart på vitt vilken skillnad vårt arbete kan göra, både när det gäller kostnadsbesparingar och andra värden.